Intresset för processorientering inom offentliga förvaltningar har aldrig varit större. Det sker en våg av satsningar och motiven är många och varierar. På Trivector LoigQ möter vi allt fler förvaltningar inom kommuner och regioner som tar ett aktivt tag och driver processorientering mer målmedvetet. För att diskutera detta har vi pratat med Anders Ljungberg, grundare och VD på Trivector LogiQ, som har drygt tre decenniers erfarenhet av processorientering.
– Det stämmer, intresset för processorientering inom offentlig förvaltning är större än någonsin. Ungefär som inom industrin för tjugo år sedan sker det nu en våg av satsningar inom den offentliga sektorn. Men processorientering som koncept är inte statiskt. Den processorientering som genomförs idag speglar dagens situation. Bli inte förvånad om det snart finns kommuner som kan inspirera privat näringsliv. Tyvärr har näringslivet ibland utropat seger för gott inom detta område, och faktiskt missat att processorientering 2024 exempelvis är mer strategisk samtidigt som den än mer vänder sig till medarbetaren, säger Anders.
Olika kombinationer av motiv driver på
Orsakerna till det ökande intresset för processorientering är flera och därför syns också olika kombinationer av motiv i organisationer. Anders nämner tre motiv som är särskilt aktuella.
– Den första är den traditionella organisationens tröghet och fragmentering. Dessa egenskaper gör det närmast omöjligt att möta medborgarens behov på det sätt som förväntas. På något sätt måste murarna knackas ned och samarbetet mot gemensamma mål ökas. Verksamhetens processer ger tydlig vägledning för vilket samarbete som behövs för att arbetet ska vara engagerande, effektivt och ge rätt måluppfyllelse, säger Anders.
– Inte heller är den funktionsorienterade organisationen skapad för att engagera medarbetaren. Som ett exempel kan det bli helt fel att införa ett tillitsbaserat ledarskap om inte processerna möjliggör rätt nivå av autonomi och handlingsutrymme.
Som ett tredje tungt vägande motiv nämner Anders den pågående digitaliseringen. Många organisationer har passerat det första steget där dokument ersatts av digital kommunikation.
– Efter detta steg följer utvecklat värdeskapande med hjälp av digital teknik och informationshantering. Men nya sätt att skapa värde och tjänstefiering bygger på utvecklade eller nya processer. Grundregeln är därför ”processarbete först, sedan digitalisering”. Låg processmognad innebär helt enkelt en kraftigt försvårad digitalisering, konstaterar Anders.
Lär av dem som går före
Vissa förvaltningar ligger längre fram i sin resa mot processorientering och av dem ska vi lära av. Anders menar att de som ligger i framkant har lyckats med två viktiga saker. För det första har de gjort sin processorientering immun mot ledarbyten och förlust av eldsjälar.
– All verksamhetsutveckling måste drivas så att den klarar byte av personer i ledande befattningar. Utveckling får inte heller vara beroende av enstaka eldsjälar. Även om sådana kan göra stor nytta får inte en satsning stå eller falla med dem.
Ledningsgruppen har en betydande roll. För att lyckas behövs förståelse och samsyn i ledningsgruppen kring processer och processorientering, vilket tyvärr oftast saknas. Processorientering startas typiskt av ledningsgruppen. Men den läggs ofta ner av samma grupp – men då omedvetet på grund av bristande förståelse för möjligheterna, menar Anders.
– För det andra är det viktigt att se helheten av de förändringar som behöver göras. En ledare behöver vara ”verksamhetsekolog” och förstå både helhet och viktiga delar som organisationsstruktur, processer, kompetens och IT. Den som förstår hur delar samverkar och bildar helhet har goda förutsättningar att verkligen koppla processorienteringen till verksamhetens uppdrag och måluppfyllelse.
Korta ledtiderna i utvecklingsarbetet
Även om det finns förvaltningar som ligger i framkant inom processorientering är det samtidigt många som måste våga ta större kliv eller rent av hopp. Det är nämligen långt vanligare att verksamhetsutveckling misslyckas för att det finns för mycket tid att genomföra den än det motsatta.
– Vi generaliserar för mycket när vi utgår ifrån att korta ledtider är positivt i det operativa arbetet men närmast negativt för utvecklingsarbetet. Så en tempohöjning är i många fall önskvärd. Det ökar exempelvis behovet av samsyn och tydlighet vilket är bra, säger Anders.
All styrning kräver någon form av modell av verkligheten. För att driva processorienteringen är tillgången till en processmodell viktig, det som vanligen kallas för huvudprocesskarta.
– Om vi är intresserade av exempelvis värdeskapande, effektivitet och anpassningsbarhet så behövs en modell som gör det möjligt att utveckla och leda dessa egenskaper. Därför blir en processmodell av verksamheten av avgörande betydelse, egentligen oavsett om processorientering är aktuellt eller ej.
– Tyvärr används ofta organisationsschemat som en förhärskande modell. Men alla de goda egenskaper vi eftersträvar i våra organisationer går inte att styra eller leda via organisationsschemat, fortsätter Anders.
Processer som sträcker sig över förvaltningar
Graden av processorientering kan variera inom en och samma kommun och ibland drivs processorientering relativt isolerat inom en förvaltning. Men faktum är att långt fler processer i en kommun är tvärorganisatoriska. Därför behöver processarbetet relativt tidigt också inkludera processer som sträcker sig över förvaltningarna.
– En stor del av potentialen ligger just här. Detta får dock inte bli en ursäkt för att vänta på ”på att någon borde först …” eller ”vi väntar tills kommunledningen bestämt sig”. Att organisationers delar påbörjar ett processarbete är värdefullt, så länge det inte pågår för länge i isolation.
Relaterade utbildningar och tjänster
Är ni i behov av kompetensutveckling och vill ha metoder för att mäta verksamhetens processmognad och driva processorientering? Då rekommenderar vi kursen Processorientera verksamheten
Vill du veta hur vi kan stötta din verksamhet och er resa mot processorientering? Ta kontakt med Anders.
